Birt · Iceland

Að opna bankareikning fyrirtækis í Kína: Handbók fyrir íslenska frumkvöðla

Hagnýt leiðsögn fyrir íslenska frumkvöðla sem vilja opna bankareikning fyrirtækis í Kína: skjöl, ferli, algengar hindranir og hvað þarf að hafa í huga. Almennt yfirlit, ekki lögfræðileg eða skattaleg ráðgjöf.

Þegar íslenskur frumkvöðull stofnar fyrirtæki í Kína er bankareikningur fyrirtækis ein af fyrstu og jafnframt ein af flóknustu kröfunum. Án reiknings getur fyrirtækið ekki greitt laun, móttekið greiðslur frá viðskiptavinum né sinnt venjulegum rekstri. Þessi grein veitir almennt yfirlit yfir ferlið, skjöl og algengar hindranir. Hún er almenn upplýsingagjöf og ekki lögfræðileg, skattaleg eða fjármálaleg ráðgjöf; leitið ráðgjafar hjá viðurkenndum ráðgjöfum eða lögfræðingi sem þekkir bæði íslenskt og kínverskt regluverk.

Af hverju bankareikningur er lykilatriði

Í Kína er greint á milli tvenns konar reikninga fyrir fyrirtæki: annars vegar grunnreiknings (einnig kallaður reikningur fyrir venjulegar greiðslur) og hins vegar sérstakra reikninga. Grunnreikningurinn er sá sem fyrirtækið verður að hafa til að geta tekið við greiðslum, greitt laun og staðið skil á sköttum. Fyrirtæki getur aðeins haft einn grunnreikning hjá einum banka, en getur haft viðbótarreikninga hjá öðrum bönkum. Þetta þýðir að val á banka fyrir grunnreikninginn er ákvörðun sem hefur áhrif til lengri tíma.

Fyrir íslenska frumkvöðla er mikilvægt að átta sig á að bankinn er ekki bara þjónustuaðili heldur einnig eftirlitsaðili. Kínverskir bankar bera skyldur samkvæmt reglum um peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka, og þeir þurfa að skilja hverjir raunverulegir eigendur fyrirtækisins eru, hvaðan fjármagnið kemur og hver viðskiptamódelið er. Þetta er ástæðan fyrir því að skjalavinnan getur verið umfangsmikil.

Skrefin frá stofnun til reiknings

1. Fyrirtækið þarf að vera formlega stofnað

Bankinn opnar ekki reikning fyrir fyrirtæki sem er ekki með gilt kínverskt fyrirtækjaskírteini. Það þýðir að áður en komið er að bankanum þarf fyrirtækið að hafa lokið skráningu hjá viðeigandi stjórnvöldum, fengið kennitölu fyrirtækis (einnig þekkt sem „einingarkóði“) og stimpil á viðeigandi skjöl. Í sumum tilvikum þarf einnig að vera búið að skrá sig hjá skattyfirvöldum og fá skattaskráningu.

Þetta ferli getur tekið nokkrar vikur og fer eftir því hvers konar fyrirtæki er um að ræða, hvar það er staðsett og hversu vel skjölin eru undirbúin. Fyrir íslenska frumkvöðla er algengt að fyrirtækið sé stofnað sem dótturfyrirtæki erlends móðurfélags, og þá þarf að liggja fyrir skjöl sem sýna eignarhald og stjórnskipan móðurfélagsins.

2. Veljið banka með tilliti til þarfa

Það er ekki til einn „réttur“ banki fyrir alla. Stórir ríkisbankar hafa víðtæka þjónustu en geta verið ströngir í skjalavinnu og hægir í afgreiðslu fyrir lítil erlend fyrirtæki. Minni bankar eða svæðisbundnir bankar geta verið sveigjanlegri en hafa kannski minni alþjóðlega þjónustu. Fyrir íslenskt fyrirtæki sem þarf að taka við greiðslum í evrum eða öðrum gjaldmiðlum getur verið mikilvægt að velja banka sem hefur reynslu af millilandagreiðslum og getur boðið upp á reikninga í erlendum gjaldmiðlum.

Gott er að byrja á því að hafa samband við bankann áður en farið er í formlega umsókn. Spyrjið sérstaklega hvort bankinn þjóni erlendum fyrirtækjum í þessari atvinnugrein, hvaða skjöl þarf og hversu langan tíma ferlið tekur. Athugið að svör geta verið mismunandi eftir útibúum og starfsmönnum.

3. Undirbúið skjölin

Skjalalistinn getur verið mismunandi eftir banka, en eftirfarandi er algengur grunnur:

• Gilt fyrirtækjaskírteini (eða samsvarandi skjal) og kennitala fyrirtækis.
• Stofnskjöl fyrirtækisins, þar á meðal samþykktir og upplýsingar um hluthafa.
• Skilríki eða yfirlýsing um raunverulega eigendur, þar sem fram kemur hverjir eiga yfir 25% hlut eða hafa stjórn yfir fyrirtækinu.
• Persónuskilríki fyrir alla stjórnendur, raunverulega eigendur og þá sem hafa umboð til að stjórna reikningnum.
• Upplýsingar um viðskiptamódel, helstu viðskiptavini og birgja, og hvaðan fjármagn kemur.
• Upplýsingar um tengsl við móðurfélag, ef við á, þar á meðal skjöl um eignarhald og stjórn.

Ef skjöl eru á íslensku eða ensku getur bankinn krafist þýðingar á kínversku. Sumir bankar krefjast þess að þýðingin sé gerð af viðurkenndum þýðanda. Einnig getur verið krafist staðfestingar á skjölum, til dæmis með stimpli eða lögbókanda, og þá þarf að athuga hvort sú staðfesting þarf að fara fram í Kína eða á Íslandi.

4. Fundur í útibúi

Í flestum tilvikum þarf að mæta í útibú bankans til að undirrita umsóknina. Sumir bankar bjóða upp á að hluti ferlisins fari fram á netinu, en undirritun og persónuauðkenning fara oft fram á staðnum. Þetta þýðir að íslenskir frumkvöðlar þurfa annaðhvort að ferðast til Kína eða hafa fulltrúa með umboð sem getur mætt. Athugið að bankar taka alvarlega persónuauðkenningu og geta ekki alltaf samþykkt umboð án frekari skjala.

Á fundinum verða starfsmenn bankans líklega að spyrja ítarlegra spurninga um viðskiptin. Það er eðlilegt og ekki merki um grunsemdir. Góð undirbúningur og skýr svör geta flýtt ferlinu.

5. Eftir opnun

Þegar reikningurinn er opnaður þarf fyrirtækið að huga að nokkrum hlutum: að setja upp netbanka, að fá aðgang að reikningsyfirlitum og að skilja hvaða þjónustugjöld gilda. Einnig er mikilvægt að fylgjast með reglum um gjaldeyrisskipti og millilandagreiðslur, því Kína hefur reglur um flutning fjármagns yfir landamæri. Fyrir íslenskt fyrirtæki sem þarf að flytja fjármagn til Íslands getur verið þörf á að skrá viðskiptin og sýna fram á að þau tengist raunverulegum viðskiptum.

Algengar hindranir og hvernig má forðast þær

Ein algengasta hindrunin er að skjöl vantar eða þau eru ekki í réttu formi. Það getur tafið ferlið um vikur. Önnur hindrun er að bankinn skilur ekki viðskiptamódelið, sérstaklega ef fyrirtækið starfar á sviði sem bankanum þykir áhættusamt. Þriðja hindrunin er tungumálið: þótt margir bankastarfsmenn tali ensku geta formleg skjöl og samskipti verið á kínversku.

Til að draga úr áhættu er ráðlegt að ráða staðbundinn reikningshaldara eða ráðgjafa sem þekkir bankakerfið og getur hjálpað við skjalavinnu og samskipti. Einnig er gott að byrja snemma og gera ráð fyrir að ferlið taki tíma. Ekki er hægt að fullyrða að ákveðinn tími sé alltaf nægur, því ferlið fer eftir banka, staðsetningu og eðli fyrirtækisins.

Hvað íslenskir frumkvöðlar ættu að hafa í huga

Íslenskt fyrirtæki sem hyggur á starfsemi í Kína þarf að huga að bæði kínverskum og íslenskum reglum. Bankareikningurinn er hluti af stærra mynd: skattaskráning, bókhald, vinnulöggjöf og gjaldeyrisreglur koma öll við sögu. Það er ekki hægt að líta á bankareikninginn sem einangrað verkefni.

Einnig er mikilvægt að hafa raunsæjar væntingar. Það er ekki hægt að lofa því að ákveðinn banki samþykki umsókn, og reglur geta breyst. Þess vegna ættu frumkvöðlar að leita sér upplýsinga frá fleiri en einum aðila og fá ráðgjöf frá fagfólki sem þekkir bæði lögsögurnar.

Samantekt: Byrjið á því að stofna fyrirtækið formlega, veljið banka með tilliti til þarfa, undirbúið skjölin vandlega og gerið ráð fyrir að ferlið taki tíma. Með góðum undirbúningi er hægt að komast í gegnum ferlið án óþarfa tafa. Ef eitthvað er óljóst er alltaf betra að spyrja bankann beint en að giska.

Ábyrgðarafsal: Þessi grein er eingöngu til almennrar fræðslu og er hvorki lögfræðileg né skattaleg ráðgjöf. Hún á ekki að koma í stað ráðgjafar frá viðurkenndum sérfræðingi. Reglur og framkvæmd geta breyst og eru mismunandi eftir bönkum og aðstæðum.